Transitering och upphandling – del 1

Du är här: / Transitering och upphandling – del 1

Experttips inför transitering och upphandling i det offentliga

Erik Sandell, som har genomfört många transiteringar, delar med sig av sina experttips. Från att undersöka potentiella leverantörer, avtaltips till hur man hanterar IPR (Intellectual Property Rights) under transiteringen.

Transitering har många namn och kan innebära många olika saker. Transitering, migrering, etablering, exit eller helt enkelt flytt av data från punkt a till punkt b så kallad ”lift and shift” från ett datacenter till ett annat eller varför inte sikta mot stjärnorna och kliva in i molntjänster? 

Tipsen är indelade i tre delar, inför transitering, upphandling och själva transiteringen. Här hittar du nästkommande två:

Del 2:

Om upphandling

Läs del 2 här

Del 3:

Om transiteringen

Läs del 3 här

Övergången till nya IT-tjänsteleverantörer eller system är en komplex process som kräver noggrann planering och genomförande. Det första steget i denna process är att bedöma organisationens nuvarande system och behov. Det handlar om att identifiera styrkor och svagheter i den befintliga IT-infrastrukturen och bestämma vilka förbättringar som är nödvändiga för att uppfylla organisationens mål.  

Inför transitering

Behovsbedömning & digital mognad

Genom att genomföra en grundlig behovsbedömning kan organisationen identifiera lämplig teknik som kommer att tillgodose deras nuvarande och framtida behov. Och inte bara det, en god uppskattning om var verksamheten kommer befinna sig om fem år både i vad som avser digitalisering och automatisering men även IT-mognaden är extremt viktig att ta höjd för. Behöver IT-mognaden höjas i rask takt för att inför nya tjänster och digitalisering eller kommer vi stadigt tuffa på som samma sätt som tidigare?

Typexempel är övergångar från Skype till Teams eller Zoom. Kan vara lätt för vissa, men nya funktioner, knappar, kanaler, grupper och användargränssnitt som plötsligt skall vara nya standardsättet för kommunikation utan förvarning och utbildning kan lätt få en användare att känna sig vilsen.

TIPS!

Dimios – Digital Mognad i Offentlig Sektor.
Skaparen, prof. Johan Magnusson beskriver på ett fenomenalt sätt hur IT-mognaden kan spela in.

Se klipp på Youtube här

Inventering 

Ni behöver också se till att på millimetern veta vad det finns för data, printrar, nätverk, arbetsstationer etc. för att få ihop ett bra förfrågningsunderlag. 

Tips är att en del av arbetsgruppen avdelas för att göra en grundlig inventering av allt. Då menas allt från storlek på data på gruppgemensamma volymer, tillväxttakt, nätverksuttag i väggen, WiFi-karta (s k Heat-map), antal servrar, vilka behöver uppgraderas innan en transitering eller avvecklas. Om man inte vet vad man har är det svårt att veta vad man vill ha. Tyvärr är det oftast kunden som får stå för det mesta av inventeringen för driftpartnern har förvisso drift av infrastrukturen men tyvärr sällan ordning och reda på vad som driftas i maskinparken. Så räkna med att inventering kommer att skötas internt av kunden. 

Design av den nya IT-infrastrukturen 

När behovsbedömningen är klar är nästa steg att planera och designa den nya IT-infrastrukturen. Detta innebär att utveckla en övergripande plan som beskriver de specifika åtgärder som måste vidtas för att genomföra en flytt av systemen. Detta kan innefatta att utforma nätverksarkitekturen, välja hårdvara och programvara, bestämma minimikrav på arbetsstationer, printrar, servicedesk, tjänstenivåer och utveckla säkerhetsprotokoll, konsolidera och avknoppa gammalt data eller hela system.   

Infrastrukturplanering är avgörande för att säkerställa att den nya leverantören eller systemen är anpassade till organisationens behov och att prioriteringar ställs in kring primära drivkrafter. Genom att ta ett strategiskt tillvägagångssätt för infrastrukturdesign och planering kan organisationer se till att de investerar i lösningar som har potential att förbättra servicenivåerna samtidigt som IT-driftskostnaderna minskar. Var inte rädd för att ta hjälp i detta arbete, det är värt att ha ett transiteringsproffs vid sin sida när det är dags, det kostar mindre att ha en transiteringskunnig projektledare som både har erfarenhet av upphandling och genomförande än att stå själv i en IT-upphandling som sker var 3–6 år och sakna kompetens och famla i mörkret. 

RFI

Ett tips här är att genomföra en  Request For Information (RFI) där du kan ha dialog med leverantörer inför köp genom att skicka en begäran om information, en så kallad extern remiss. 

Dialog har många fördelar. Genom att få feedback före publicering kan du minska antalet frågor som anbudsgivare ställer under upphandlingsprocessen. Det gör det lättare för både din organisation och dina anbudsgivare. 

Dialog inför köp där man inte vet vilken omfattning, vilka lösningar eller aktörer som finns på marknaden är bra. Informationen du får ger dig ett bra underlag för att definiera vad du ska upphandla utifrån dina affärsbehov. 

Arbetsgrupp & planering av arbetet

Gör en plan där det skall framgå vilka aktiviteter som ska genomföras före, under upphandlingen och vad som ingår i genomförandet, transiteringen. En realistisk plan skapar goda förutsättningar för effektiv upphandling av hög kvalitet.

Tänk på:

  • Tidigt engagemang av relevanta referenter, intressenter och framför allt de som ska använda de upphandlade tjänsterna

  • Förankra roller, ansvar och tidsförpliktelser

  • Hantera risken för jäv och korruption

  • Informera om att det råder sekretess under upphandlingen

Planera hur din arbetsgrupp ska se ut och vilken kompetens och resurser som krävs. Det kan till exempel handla om systemförvaltare/ägare, inköpare, jurister, miljösamordnare, säkerhetssamordnare och ekonomer förutom IT-tekniker. Det är viktigt att ta ställning till vilka interna och externa förmågor som ska involveras i arbetet och vilka förmågor som redan är involverade i ett tidigt skede. Transiteringen gör vi för våra slutanvändare. Ta med dem från början och låt dem tycka till i en referensgrupp från varje verksamhet och glöm inte bort miljöaspekterna.

Ni behöver planera följande: 

  • Arbetsgrupp

  • Arbetsgruppsmöten

  • Kartläggning och analys

  • Upphandlingsprojektets start och slut

  • När olika beslut ska fattas och av vem

  • Stadier av upphandlingsprocessen

  • Avtalsstart och driftsättningsdatum

  • Avtalsuppföljning och avtalshantering

 Referensgrupp och piloter

För att få ett lyckat resultat krävs referensgrupper och pilottestare. Referensgruppen bör bestå av systemförvaltarna och det är viktigt att de förstår sitt ansvar som rådgivande avseende resultatets inre struktur och uppbyggnad samt successivt förankra resultatet i förvaltningsorganisationen.  

Pilottestare i leveransen, särskilt arbetsplats, brukar oftast bestå av IT-personalen själva och det är inte alltid en bra lösning. De skall givetvis i viss grad vara piloter i början av transiteringen men det är viktigt att vanliga användare får vara piloter med exempelvis en parallell dator för att testa verksamhetsnära systemen. IT-personalen kan sällan alla system inifrån ut. Ansvaret för pilottestarna innebär ansvar för systemets funktionella innehåll och användning. Det händer ibland att en transiterad server eller system har alla tjänster igång men ger korrupt data eller applikationen vägrar att starta trots att tjänsterna är igång. Lyset är tänt men ingen är hemma. Tester behöver inte bara kontrollera att applikationer och system startar utan även att de presenterar rätt data och att relevanta funktioner fungerar.  

Förfrågningsunderlag

Slutresultatet ska bli ett förfrågningsunderlag.

Eftersom den offentliga upphandlaren ska välja det ”ekonomiskt mest fördelaktiga alternativet” ska överväganden utifrån detta krav anges i förfrågningsunderlaget. Det är viktigt att ange i upphandlingsunderlaget hur organisationen viktar kostnad mot kvalité. Ofta är det 30/70-principen det vill säga 30% viktas hur tjänsten väl lever upp till bör krav och 70% viktas på kostnad. Speciellt viktiga kvalitetskrav kan sättas som skall-krav. Skall-krav måste uppfyllas för att leverantören ska gå vidare i utvärderingen.  

I förfrågningsunderlaget skall även generella krav på leverantören och tjänsten tas med. Det kan vara krav på kvalitets- och miljöledningsystem tillsammans med ekonomisk stabilitet. Nedan finns tips på generella miljökrav för tjänsten.

TIPS PÅ MILJÖ- OCH ÅTERVINNINGSKRAV

  • Miljöcertifierade datacenter
  • TCO certifierade IT-produkter i leveransen
  • Produkter klassificerade enligt senaste versionen av EU Energy Star
  • Leverantörer skall följa avfallsförordning (2011:927)
  • Produkter ska evemballeras så mycket som möjligt innan leverans
  • Återbruk av produkter som inte längre används, som exempelvis datorer och telefoner

Erik SandellErik Sandell

IT-konsult med över 25 års erfarenhet varav de sju sista har varit inriktat på upphandling och transitering. Kunderna har skiftat med allt från Regeringskansliet, Göteborgs Energi, Almi, Stockholms stad till Agria djurförsäkringar och allt däremellan. ”Varje gång jag färdigställt en transitering så lovade jag mig själv att inte ta, vad jag då tyckte vara, nya ”kamikazeuppdrag””. Men efter fem sex år så blev det i stället en adrenalinkick att se data röra på sig, från ett datacenter till ett annat, och orkestrera en full transitering.