Trafikkontoret satsar på digital dokumenthantering
Just nu utför Magdalena Malmsjö ett uppdrag kring digital dokumenthantering hos Exploateringskontoret och Trafikkontoret.
Uppdraget ska främja en effektiv digital dokumenthantering som är viktig både för intern effektivitet, service till medborgare och företag samt för att uppfylla gällande lagstiftning.
Magdalena ansvarar för breddinförande av den rekommenderade lösningen vilket omfattar hantering av förändringar mot befintliga rutiner i organisationen samt kommunikations- och utbildningsplan. Att säkerställa att stadens regelverk och riktlinjer följs är också en viktig del.
Jag tycker att det här är ett jätteroligt och spännande projekt.
För att nå framgång måste man se det som ett förändringsprojekt och inte som ett IT-projekt. Det handlar om ett förändrat arbetssätt. Vi måste få med oss cheferna så att de stödjer förändringen och kommunicerar ut vad den innebär till sina medarbetare.
Vi kommer att utbilda och använda oss av expertanvändare som kan ge ytterligare stöd till användarna, utöver den obligatoriska utbildning som alla kommer få. Utbildningen och expertanvändarna kommer vara viktiga parametrar för att lyckas.
Min långa erfarenhet av dokumenthantering hjälper mig att förstå vad som behöver göras för att det ska fungera. För att få folk att tycka att det här är okej, även om det känns krångligt till att börja med jämfört med att jobba på en vanlig gruppdisk.
Magdalena Malmsjö
Några av målen för projektet är:
- Effektivisering genom att de anställda hanterar dokument på ett enhetligt, korrekt och säkert sätt
- Ett fungerande dokumenthanteringssystem på kontoren
- Fullständig digital dokumenthantering och arkivering
- Avveckla användandet av ett gammalt system