All utveckling börjar med medvetenhet och förståelse och bli uppmärksam på vad man gör. Återkoppling på beteenden är den enklaste vägen att ge feedback. Vad gör personen mindre bra och vad ska man överväga att sluta göra?

Exempel: Jag hade en programmedlem som var van projektledare. Problemet var att hen gärna skickade sina projektplaner till mig samtidigt som hen skickade planerna till styrgruppsmedlemmar. När jag tog upp detta visade det sig att hen inte var van vid program utan ville själv kommunicera med styrgruppen. Efter att jag klargjort vilka konsekvenser det fick upphörde beteendet.

Tala om vad personen gör bra, hitta och omfamna personens styrkor. Lyft fram goda insatser istället för att klaga på det som inte blivit gjort.

Exempel: Jag uppskattar när du… Eller: Det gjorde du mycket bra!

För att kunna göra en förändring och få personen att sluta med negativt agerande kan man medvetandegöra det som sägs och görs. Negativt kan t.ex vara: öppet klagande och korridorssnack. Du kan ge feedback genom att bland annat säga : Jag ser att… Jag hör att du… Då känner jag… Hur ser du själv på saken?

Exempel: I ett projekt hade jag en medlem som inte ville komma på projektmöten och beklagade sig på möten. Orsaken visade sig vara att hen hade mycket att göra i sin ordinarie befattning. Jag kontaktade hens chef och gjorde en överenskommelse kring omfattningen av deltagandet och förklarade att klagomålen påverkade övriga i projektet. Klagomålen som tyngde gruppen upphörde.

Förstå svagheterna och minimera bristerna. Minska ned tiden som en projektmedlem lägger på att göra saker den inte är bra på. Finns möjlighet att byta uppgift med någon annan? Skapa perspektiv på personens aktivitetsbeteende genom att fråga: Varför gör hen det? Vem gör hen det för eller med? När gör hen det? Vad handlar det om? Synen på uppgiften kan förändras. När man får ett riktigt bra skäl till varför man ska göra uppgiften blir man mer motiverad.

Exempel: En projektmedlem var ansedd som expert inom ett område. Jag märkte att det haltade i leveranserna och tog upp det med hen. Det visade sig att personen var expert men på processen och saknade hur, i detta fall, systemet fungerade. Vi kompletterade med en systemkunnig och därefter fick vi fart i leveranserna

Då får du in återkoppling som en naturlig del som bidrar till feedback-kulturen och projektmedlemmar ser sig sedda. Lyft fram den tysta kunskapen, den som man inte alltid känner till.

Exempel: Jag hade en projektmedlem som knappt syntes i gruppen. Personen var mycket bra på att skriva texter. När jag tog fram denna egenskap för övriga i gruppen fick denne även stor uppskattning från övriga och uppvisade en mycket stark lojalitet i projektet.

När du som projektledare vet vad projektet behöver och/eller vill bli bättre på, tveka inte att be om hjälp. Det är inte ett tecken på svaghet utan på styrka. Inför det synsättet bland projektmedlemmarna.

Exempel: I ett program jag ledde hade jag en projektledare som kom till mig och bad om råd. Hen hade överskridit projektbudgeten med 100%. Jag fick göra en överenskommelse med kunden kring överskridandet och tog upp att vid minsta tecken på överskridande i framtiden så skulle hen kontakta mig. Det blev aldrig någon sådan situation där det blev problem igen.

Utan feedback blir det svårt att förändra. När du ger projektmedlemmar feedback, fundera hur du och hur gruppen kan göra annorlunda för att skapa nya, bra vanor.

Exempel: I ett projekt blev jag kontaktad separat av projektmedlemmar kring hur det gick trots att vi hade veckovis möten i gruppen. När jag svarade på frågorna skapade det problem då gruppmedlemmarna visade missnöje med att andra var informerade. När jag, istället, hänvisade till att vi tar upp det på gruppmötet vid varje förfrågan upphörde problemet.