Bredd och förmåga att inse vad som är viktigt, och att se till att rätt saker prioriteras i rätt tid lyfts av våra kunder fram som en viktig framgångsfaktor.

Du behöver ta dig tid för att aktivt arbeta med de risker/utmaningar ni har identifierat I projektet och se till att arbeta med åtgärder för att minska dem. För visst har ni gjort en riskanalys och identifierat åtgärder och ansvariga?

Det är nu du ska ta hjälp av sponsorer och medlemmar i styrgruppen. Nu behöver de rycka in och ta ansvar för åtgärder. Lyft risker och peka på beslut som behöver tas och vilka åtgärder som behövs.
Praktiska tips är att identifiera nyckelbeslut för att snabbare komma framåt och att se till att använda en mix av olika intressenter i referensgrupper för att ge bättre och förankrade lösningar.

”De mest uppenbara sakerna och hindren som kan uppstå fångas ofta i en vanlig riskanalys. Men många gånger är det helt andra saker än vad som kommer fram där som kan ha en avgörande betydelse för projektets förmåga att gå i mål. Att kunna se och tolka mönster och faktorer hos individer, i informella strukturer, i samarbetsklimat och företagskultur som kan komma att ha en påverkan för projektets förmåga är exempel. För att förutse problem och utmaningar inom dessa områden krävs både erfarenhet och eftertanke.

I en del fall kan frågeställningarna tas i styrgruppen, medan andra diskussioner inte lämpar sig där. I många fall handlar det om att på olika sätt hantera och stötta individer eller grupper. För att proaktivt kunna hantera och undanröja den här typen av potentiella problem och hinder behövs utöver styrgruppen även nära och förtroendefulla relationer till resursägare och chefer på olika nivåer.”

Kennet Jansson, senior partner Pro4u

Prioriteringar i projektet måste göras utifrån verksamhetens behov. Se till
att de är glasklara och väl förankrade.

Försäkra dig om att inte få otrevliga överraskningar genom att pilota lösningen innan du rullar ut den i stor skala. Undvik att driftsätta allt på en gång, det skapar oftast onödiga risker och belastning på både projektteam och linjeorganisation.

”Seniora konsulter har bredare spektra och kan lättare se helheter och utifrån det avgöra var och när man ska prioritera olika områden.”

Annette Palinski Vallin, chef för enheten Delivery & Production inom divisionen Enterprise Business Services på Sergel kredittjänster

Ladda ner vårt whitepaper – Nyckelfaktorer för att lyckas i ert förändringsarbete.

Där får du ta del av 9 till tips och nyttig information inför ett förändringsarbete.

Inlägget 10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 8 dök först upp på Tema Test Pro4u.

Pro4us erfarna förändringsledare Harriet Kullberg delade med sig av praktiska workshops- och mötestekniker på Pro4us kontorsmöte. Dessutom så fick hon oss alla att göra saker fysiskt och dra på smilbanden. Helt medvetet och vetenskapligt – det förstärker bland annat minnet och gör att vi kommer ihåg hennes tips bättre.

Leenden och skratt påverkar oss på fler sätt. Det ger positiv effekt på kreativitet och problemlösningsförmåga liksom att det förebygger konflikter och ökar självförtroendet.

Dessutom gjorde vi praktisk övning på en riskworkshop och fick med oss en bra mall för riskhantering.

Några exempel:

• Planning poker
• Sticker-konsultation
• Bildanalys
• Brainstorming –på rätt sätt
• Rollspel-Processmodellering
• Benefits & concerns

Vi återkommer med ett liknande upplägg för våra kunder och associerade konsulter.

Inlägget Workshops- och mötestekniker med ett leende dök först upp på Tema Test Pro4u.

För att projektet ska lyckas behöver man hela tiden ha verksamhetens bästa för ögonen. Mottagarna måste uppleva fördelarna med projektet. Missa inte krav och förankra lösningar. Involvera slutanvändare från början och ta med de funktioner som berörs.

För att styra mot rätt mål är det viktigt med en effektiv beslutsprocess. Tänk igenom hur beslutsprocessen ser ut idag och om du kan förbättra den. I mitt program skapade jag en programstyrningsgrupp för de operativa besluten, en taktisk beslutsgrupp med expertkunskap för de taktiska besluten och sedan kunde styrgruppen jobba mer strategiskt. Förbered väl genomarbetade beslutsunderlag som förenklar och tydliggör vilka beslut som ska fattas med olika beslutsalternativ, för- och nackdelar samt förslag på beslut och dokumentera fattade beslut efteråt för spårbarhet.

Maria Wirlée, Förändringsledare på Pro4u

Var inte främmande för att ändra projektets scope för att säkra effektmålen eller ändra scopet om du märker att det ursprungliga målet inte är en framkomlig väg till en rimlig kostnad. Ibland kan det vara bättre att starta ett nytt projekt lite längre fram eller flytta delar till en annan release.

Tänk på att forskning visar att mindre projekt med tydliga mål lyckas bättre än långa omfattande projekt. En bra dialog mellan förändringsledare och beställare/styrgrupp i de här frågorna blir betydligt enklare om förändringsledaren har egen managementerfarenhet.

Olika typer av projekt kräver olika styrning. Stigfinnarprojekt med mycket stort nyskapande måste få annan styrning än genomförandeprojekt där målet är känt och metoden är beprövad. Det handlar mer om innovationscoaching är projektstyrning. Denna typ av projekt måste kontinuerligt planeras om och det ska inte tas som ett misslyckande utan som en förutsättning för framgång. Cynefin är en modell som enkelt hjälper dig att kategorisera vilket angreppssätt som passar just ditt projekt och hur det bör genomföras. Befinner ni er i en enkel, komplicerad, komplex eller kaotisk miljö?

Ladda ner vårt whitepaper – Nyckelfaktorer för att lyckas i ert förändringsarbete.

Där får du ta del av 9 till tips och nyttig information inför ett förändringsarbete.

Inlägget 10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 7 dök först upp på Tema Test Pro4u.

För att lyckas med förändringen behövs kommunikation

Gör en Kommunikationsplan som beskriver vad som ska kommuniceras till respektive intressent. Hur det ska göras, när det ska göras och av vem. Glöm inte att stämma av informationsbehovet med de olika intressenterna!

Det är ingen idé att kommunicera allt på en gång. Börja med att berätta varför förändringen ska göras, nyttan och effektmålen. För att förändringen ska accepteras är det viktigt att ledningen är delaktiga. Dialog är viktigt och man behöver kunna bemöta invändningar. Därför kan det vara bra att informera under möten. Desto närmare själva genomförandet desto konkretare blir informationen kring vad intressenten ska göra och när. För vissa intressenter behövs kanske utbildningar. Tänk på att upprepa budskapet och att använda olika kanaler. Ta hjälp av och involvera Kommunikation- och HR. Projektet behöver självklart ta fram kommunikationsplaner, material och hantera hur information sprids till projektets intressenter. Men det är inte projektet som ska stå som avsändare vid kommunikation om varför förändringen behövs och vad som ska uppnås – det är ledningen. Tänk på att alla i ledningen kanske inte är vana vid att hantera det förändringsbehov som uppstår i större projekt.  Även de kan behöva stöttning och coachning.

Ledning/ansvarig chef i organisationen är den bästa avsändaren för information om vad olika intressenter förväntas göra och när. Ska alla i företaget följa nya rutiner för lagring av personalinformation är HR-direktör en lämplig avsändare. Ställs nya krav på leverantörerna är det istället t.ex. inköpschef som behöver vara avsändare till leverantörerna .[/vc_column_text][vc_column_text]

”Ingen hade genomfört ett projekt av den här typen på över 20 år och Finansinspektionen bedömde projektet som mycket ”komplext”.  Med omkring 40 intressenter inblandade, fördelade mellan Swedish Match, tre försäkringsbolag, Finansinspektionen, Skattemyndigheten och revisorer blir uppgiften att sprida information till alla berörda ett stort projekt i sig. Lösningen, en extern webbplats för alla dokument, blev en viktig framgångsfaktor.”

Maria Wirlée, Förändringsledare på Pro4u

[/vc_column_text][sc_featureteaser image=”4067″ image_link=”url:%2Fwp-content%2Fuploads%2Fpdf%2Findex.php%3Fpdf%3Dpdf%2FKundcase%2F10%20tips%20forandringsarbete%20Pro4u.pdf|||”]Ladda ner vårt whitepaper – Nyckelfaktorer för att lyckas i ert förändringsarbete.

Där får du ta del av 9 till tips och nyttig information inför ett förändringsarbete.

Klicka här för att ladda ner[/sc_featureteaser][/vc_column][/vc_row]

Inlägget 10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 6 dök först upp på Tema Test Pro4u.

Engagerad ledning

Att ledningen – styrgrupp och sponsor (den övergripande affärsmässigt ansvariga för projektet) aktivt stöttar projektet är en viktig framgångsfaktor som framförs av våra erfarna förändringsledare.

Förändringsledning

Förändringsledningen kommer att vara i helt olika faser jämfört med det övriga projektet. Det mesta av förankringen i organisationen kan och bör göras av ledningen.

Ta en diskussion kring vad och vilka aktiviteter som ledningen ska göra och vad som andra i linjeorganisationen eller projektteamet ska göra. Många av aktiviteterna hittar du i kommunikationsplanen.

Tänk på att de som är djupt involverade i projektets leveranser kan ha svårt att prioritera arbetet med förändringsledning. Det är svårt att vara övertygande i sin kommunikation med andra intressenter mitt under projektet då man samtidigt brottas med större och mindre utmaningar.[/vc_column_text][vc_column_text]

”Vad kan jag göra för att stötta projektet? När man får den frågan från individerna i ledningen/styrgruppen vet man att det finns bra förutsättningar för att genomföra projektet.” 

Ulrika Wennberg, VD på Pro4u

[/vc_column_text][sc_featureteaser image=”4067″ image_link=”url:%2Fwp-content%2Fuploads%2Fpdf%2Findex.php%3Fpdf%3Dpdf%2FKundcase%2F10%20tips%20forandringsarbete%20Pro4u.pdf|||”]Ladda ner vårt whitepaper – Nyckelfaktorer för att lyckas i ert förändringsarbete.

Där får du ta del av 9 till tips och nyttig information inför ett förändringsarbete.

Klicka här för att ladda ner[/sc_featureteaser][/vc_column][/vc_row]

Inlägget 10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 5 dök först upp på Tema Test Pro4u.

Bild: Vattenfall

Vattenfall Eldistribution Sverige anlitar Pro4u:s förändringsledare, Jan Fornborg, för att leda arbetet med att anpassa processer och system till en ny marknadsmodell på elmarknaden.

Ny Elmarknadshubb och ny marknadsmodell på elmarknaden

Regeringen har fattat beslut om att förenkla för kunderna på elmarknaden. I korthet går det ut på att kunden ska få elhandlaren som sin enda kontakt istället för som idag två kontakter, en med elhandlaren och en med nätägaren. Ansvarsfördelningen mellan aktörerna görs om och en centraliserad IT-lösning kallad Elmarknadshubben ska vara navet i marknadsmodellen. Idag finns det ca 320 aktörer på elmarknaden som nu har ca tre år på sig att anpassa sina processer, system och informationsmodeller till den nya marknadsmodellen. Den nya modellen förväntas vara i drift i årsskiftet 2021/2022.

Vattenfall Eldistribution Sverige är en av landets största nätägare som distribuerar el till nästan 900 000 kunder runt om i landet. Man bygger, driver, underhåller och investerar i sitt elnät för att kunderna ska få tillförlitliga leveranser.

”Utmaningen i att anpassa en verksamhet till en ny marknadsmodell samtidigt som verksamheten måste fungera som vanligt är kommunikation.  Jag tycker det är spännande att vara med från början med att analysera, planera och kommunicera en så omfattande förändringsprocess som förutom internt på Vattenfall Eldistribution också kräver samarbete med Svenska Kraftnät och branschorganisationen Energiföretagen.”

Jan Fornborg, förändringsledare och senior partner Pro4u

Anpassning av processer och system

För Vattenfall Eldistribution innebär förändringen att arbetsprocesser för kundflyttar, leverantörsbyten och avräkning flyttas över till andra aktörer på elmarknaden. Samtidigt etableras en ny central IT-lösning för hela elmarknaden som ska innehålla elanläggningar, kundinformation, avtal och mätvärden vilket blir en ny informationshub för de nya processerna. Eldistributions ansvarar för att förse och uppdatera informationshubben med anläggningsinformation och mätvärden. I dagsläget finns det många öppna frågor om detaljerna kring hur den nya marknadsmodellen kommer att utformas samtidigt som verksamheten på Eldistribution vill få svar på frågan om hur det påverkar deras arbete.

Mer information om Elmarknadshubben från Svenska Kraftnät här[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/2″][sc_featureteaser image=”4013″ image_link=”url:https%3A%2F%2Fwww.pro4u.se%2Fkundcase%2F||target:%20_blank|” title=”Läs våra kundcase”]Vi har varit delaktiga i många förändringsprojekt. Ta del av våra kundcase.[/sc_featureteaser][/vc_column][vc_column width=”1/2″][sc_featureteaser image=”4352″ image_link=”url:https%3A%2F%2Fwww.pro4u.se%2Ftjanster%2F||target:%20_blank|” title=”Våra tjänster”]Läs mer om hur Pro4u kan stötta ert förändringsprojekt.[/sc_featureteaser][/vc_column][/vc_row]

Inlägget Ny elmarknadshubb hos Vattenfall Eldistribution dök först upp på Tema Test Pro4u.

Beslut = framgångsfaktor

Att nödvändiga beslut fattas i tid är en viktig framgångsfaktor som framförs av våra förändringsledare. Bemanna styrgruppen med verksamhetschefer som berörs av förändringen och har mandat att ta nödvändiga beslut.

Hellre en liten, skarp styrgrupp med beslutsförmåga än en stor grupp som har svårt hitta tider i kalendern. Beslutsregler som HUKI-matris eller liknande kan garantera att den lilla gruppen tar hänsyn till alla viktiga områden.

För att effektivt kunna fatta operativa, taktiska och strategiska beslut kan det vara bra att sätta upp beslutsgrupper på olika nivåer i projektet. Som förändringsledaren/projektledaren behöver du säkerställa att projektet tydligt lyfter fram beslut som behöver tas – och när de behöver tas – för att projektet ska kunna tuffa på mot uppsatta mål. Bra och tydliga beslutsunderlag med redovisning av alternativen och rekommendation från projektet behövs för att förenkla att beslut fattas i tid. Gäller både beslut för att hantera risker (utmaningar) och beslut som behövs för att komma vidare i projektet som t.ex. val av leverantör eller val av utbildningsstrategi.

Kom ihåg att berömma medlemmar i styrgrupp/ledning när de gör bra saker. De är också människor![/vc_column_text][vc_column_text]

”Utmaningar har eskalerats i tid och på ett tydligt sätt så att alla i styrgruppen förstod vilken stöttning som behövdes för att säkerställa att projektet kunde jobba på.” 

Eva Vitell, Vattenfall

[/vc_column_text][sc_featureteaser image=”4067″ image_link=”url:%2Fwp-content%2Fuploads%2Fpdf%2Findex.php%3Fpdf%3Dpdf%2FKundcase%2F10%20tips%20forandringsarbete%20Pro4u.pdf|||”]Ladda ner vårt whitepaper – Nyckelfaktorer för att lyckas i ert förändringsarbete.

Där får du ta del av 9 till tips och nyttig information inför ett förändringsarbete.

Klicka här för att ladda ner[/sc_featureteaser][/vc_column][/vc_row]

Inlägget 10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 4 dök först upp på Tema Test Pro4u.

Är förändringen prioriterad i ledningsgruppen? – På riktigt? 

Att driva ett projekt med låg prioritet är långt svårare än att driva det som får fokus och engagemang. Här är några delar du bör tänka på;

• Skapa inte härdsmälta i organisationen genom att starta för många projekt samtidigt.
• Säkerställ att den mottagande organisationen/avdelningen/gruppen har tid, förståelse och kompetens för att vara delaktiga och förstå förändringen de är del av. Det är bättre att ta in temporär extraresurs i det löpande linjearbetet, istället för i projektet, för att frigöra ordinarie resurser att bidra i förändringsprojektet.
• Det är en belastning för linjeverksamheten att vara delaktiga i ett förändringsprojekt – som chef kan du stötta genom att aktivt säga nej till önskemål och initiativ som normalt brukar hinnas med.
• Som projektledare bör du inte gå in och börja leverera om det saknas resurser. Då finns risken att projektet tappar styrfart och du förlorar överblicken.

[/vc_column_text][vc_column_text]

”För projektet är det lika viktigt med en tydlig prioritering gentemot initiativ och löpande arbetsuppgifter i linjearbetet som prioritet mellan olika projekt och IT-resurser.” 

Kennet Jansson, Pro4u

[/vc_column_text][sc_featureteaser image=”4067″ image_link=”url:%2Fwp-content%2Fuploads%2Fpdf%2Findex.php%3Fpdf%3Dpdf%2FKundcase%2F10%20tips%20forandringsarbete%20Pro4u.pdf|||”]Ladda ner vårt whitepaper – Nyckelfaktorer för att lyckas i ert förändringsarbete.

Där får du ta del av 9 till tips och nyttig information inför ett förändringsarbete.

Klicka här för att ladda ner[/sc_featureteaser][/vc_column][/vc_row]

Inlägget 10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 3 dök först upp på Tema Test Pro4u.

Att skapa ett lösningsorienterat arbetssätt och fungerande kommunikation inom projektgruppen och med viktiga intressenter förs i de flesta lyckade projekt fram som en viktig framgångsfaktor. Ledarskap, grupputveckling, personlighetstyper, modeller för att hantera förändring o.s.v. har det skrivits spaltmeter om. Detta kommer helt naturligt för vissa och är helt omöjligt för andra.

Trygghet, transparens och mänsklighet är tre ord att reflektera kring.

Vi arbetar i grupper istället för individuellt därför att samarbete är det enda sättet att utföra komplexa uppgifter. Det krävs för stor kunskap och alltför många färdigheter för att en individ ska kunna utföra dem på ett lyckat sätt. En grupp går igenom olika utvecklingsstadier mot ett effektivt och väl fungerande team men alla grupper når inte ända fram.

Stadier i gruppens utveckling från grupp till team

1. Tillhörighet och tydlighet
2. Opposition och konflikt
3. Tillit och struktur
4. Arbete och produktivitet

Från “Att skapa effektiva team”, Susan A. Wheelan

Ett väl fungerande team kommer att löna sig även om det tar tid! Arbetsgrupper kan utvecklas till framgångsrika team på 6 månader. Det är halva eller en tredjedel av tiden en ordinär systemimplementation tar.

Här är några saker du kan tänka på för att underlätta utvecklingen av teamet:

• Tydliggör målen och de uppgifter som ska utföras.
• Se till att medlemmarna har rätt förutsättningar (tillgång till rätt kompetens, de personer som behövs för beslut och de tekniska resurser som behövs)
• Ge positiv feedback. Uppmärksammas man för att ha löst ett problem, gjort något i tid, kommit väl förberedd till ett möte fortsätter man att göra det igen.
• Ducka inte för problem med teammedlemmar. Bidrar man inte till gruppen behöver det hanteras. Har personen inte rätt vilja eller förmåga kan man behöva byta ut personen.
• När problem dyker upp – fokusera på att hitta en lösning så ni kommer vidare.

Välj en förändringsledare/projektledare som lyckats med detta tidigare!

Vill du fördjupa dig mer i gruppens utveckling är “Att skapa effektiva team” en bra bok med praktiska tips.[/vc_column_text][vc_column_text]

”Vi premierade och uppmuntrade samarbete mellan funktioner som inte alltid brukar samarbeta. Det skulle jag vilja lyfta fram som en av anledningarna att det gått så bra.” 

Eva Vitell, Verksamhetsansvarig på Vattenfall

[/vc_column_text][sc_featureteaser image=”4067″ image_link=”url:%2Fwp-content%2Fuploads%2Fpdf%2Findex.php%3Fpdf%3Dpdf%2FKundcase%2F10%20tips%20forandringsarbete%20Pro4u.pdf|||”]Ladda ner vårt whitepaper – Nyckelfaktorer för att lyckas i ert förändringsarbete.

Där får du ta del av 9 till tips och nyttig information inför ett förändringsarbete.

Klicka här för att ladda ner[/sc_featureteaser][/vc_column][/vc_row]

Inlägget 10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 2 dök först upp på Tema Test Pro4u.

Att införa systemstöd för att uppfylla en ny lag eller ta fram en webbtjänst är förändringsprojekt på samma sätt som byte av ERP- system, outsourcing eller att införa nya tjänster och produkter.

Projekt som innebär att företagets organisation förändras, till exempel när avdelningar slås ihop, skapas eller avvecklas, ses naturligt som förändringsprojekt. Även projekt som inför eller förändrar systemstöd för befintliga processer påverkar verksamheten och förändringen behöver hanteras.

Bemanna ditt projekt så att förändringsledningen hanteras.

Projektledning kontra förändringsledning kan förenklat beskrivas så här: “Om projektledning fokuserar på den tekniska lösningen i en förändring så fokuserar förändringsledning på människorna i förändringen. Exempelvis kan projektledning fokusera på att ta fram ett nytt verktyg och tillhörande arbetsinstruktion för en grupp människor medan förändringsledning fokuserar på att skapa förståelse och acceptans för verktyget hos mottagarna.” (Från wikipedia)

Det räcker alltså inte med att informera om projektet på intranätet och slänga in användarutbildningar inför driftstart.

Innan du startar se till att du kan förklara varför förändringen måste göras och varför den ska göras nu. Vilka är effektmålen du vill uppnå? Som beställare behöver du kunna förklara detta för ledningen och för projektteamet.

Det du vill göra behöver också hänga ihop med företagets strategi – om inte kommer du få svårt att förklara varför förändringen behöver genomföras.

Ta även med dem som kan påverka förändringen. Fundera på hur projektet ska säkerställa att de olika intressenternas behov fångas upp i projektet. Vilka intressenter ska inga i projektteamet, vilka fångas upp via referensgrupper och vilka ska löpande informeras?

Börja med att säkerställa att projektteamet och de som kan påverka förändringen förstår nyttan och accepterar förändringen.[/vc_column_text][vc_column_text]

”Outsourcing är inte ett teknikprojekt! Implementeringen faller inte på tekniken utan på människorna.” 

Annette Palinski Vallin, chef för enheten Delivery & Production inom divisionen Enterprise Business Services på Sergel Kredittjänster

[/vc_column_text][sc_featureteaser image=”4067″ image_link=”url:%2Fwp-content%2Fuploads%2Fpdf%2Findex.php%3Fpdf%3Dpdf%2FKundcase%2F10%20tips%20forandringsarbete%20Pro4u.pdf||target:%20_blank|”]Ladda ner vårt whitepaper – Nyckelfaktorer för att lyckas i ert förändringsarbete.

Där får du ta del av 9 till tips och nyttig information inför ett förändringsarbete.

Klicka här för att ladda ner[/sc_featureteaser][/vc_column][/vc_row]

Inlägget 10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 1 dök först upp på Tema Test Pro4u.